Com a crescente adoção nos últimos tempos, os aplicativos SaaS representam a maior parte da Shadow IT. Eles são o principal impulsionador da Shadow IT, e essa é uma preocupação crescente para as equipes de TI. Para isso a Zluri, distribuída pela WebSIA, apresenta a solução ideal.
Os aplicativos SaaS são facilmente acessíveis e levam os usuários a utilizá-los sem o conhecimento das equipes de TI. Você precisa fornecer seu endereço de e-mail e os dados do seu cartão de crédito; você pode se inscrever nos aplicativos em um minuto. Alguns provedores de SaaS nem sequer solicitam os dados do cartão de crédito dos usuários para experimentá-los.
Os modelos de negócios freemium simplificaram ainda mais o processo de inscrição. Você não precisa pagar nada adiantado pelos recursos básicos de alguns aplicativos SaaS. Além disso, não há necessidade de configurações complexas, ao contrário do software local.
Por exemplo, sua equipe de produto está trabalhando em um novo projeto. As equipes de TI já assinaram o Adobe XD, mas decidiram usar o Figma para este projeto. Eles acharam que este aplicativo simplificaria ainda mais o trabalho e o tornaria mais produtivo.
O SaaS está acelerando o crescimento da Shadow IT. De acordo com uma pesquisa da Netspoke , 97% dos aplicativos de nuvem usados nas empresas são de Shadow IT, não gerenciados e, muitas vezes, adotados livremente.
Portanto, a necessidade de encontrar novas maneiras de eliminar a Shadow IT é imperativa. Os métodos antigos seguidos pela maioria das organizações concentram-se principalmente em software local. Mas isso não é suficiente para o mundo SaaS.
A identificação de aplicativos é a etapa preliminar para a eliminação da Shadow IT. Nesta publicação, discutimos as diferentes maneiras de identificar aplicativos de Shadow IT e eliminá-los.
6 maneiras de identificar aplicativos de Shadow IT
1. Realizar pesquisa com funcionários
Uma pesquisa é um processo manual para detectar aplicativos de Shadow IT. Quando há um grande número de funcionários envolvidos, conduzir uma pesquisa consome bastante tempo. É bom para pequenas organizações, mas não é viável e eficiente para grandes organizações.
A pesquisa depende inteiramente das informações fornecidas pelos usuários. Os usuários podem levar o tempo que quiserem para responder à pesquisa. Às vezes, mesmo após vários lembretes, o tempo de resposta é mais lento.
Como a acessibilidade não é um problema, os usuários tendem a usar novos aplicativos para simplificar seu trabalho. Por isso, a pesquisa precisa ser realizada regularmente para evitar o crescimento da Shadow IT na organização.
Se a pesquisa for realizada mensalmente ou trimestralmente, os dados só poderão ser atualizados periodicamente. É necessário aguardar o período completo para obter os dados completos e se manter atualizado. Mesmo assim, os dados não são precisos.
A verificação manual dos relatórios não é impossível, o que leva a uma maior taxa de imprecisão. Isso ocorre porque, às vezes, os usuários deixam de mencionar algum aplicativo, intencionalmente ou não.
2. Login único para gerenciamento de acesso
SSO ou logon único é uma maneira conveniente de fazer login em aplicativos que precisam de uma fonte de identificação para validar e autorizar os usuários.
O SSO é uma maneira que pode ajudar você a identificar o uso do aplicativo pelos usuários quando eles efetuam login. Mas ele não consegue identificar todos os aplicativos SaaS, pois nem todos os aplicativos exigem SSOs para efetuar login.
Além disso, a configuração do SSO exige um esforço considerável e um tempo razoável para configurá-lo para cada aplicativo . É por isso que os provedores de aplicativos oferecem o SSO como um recurso com o nível de preço mais alto e é uma das maneiras mais caras de descobrir aplicativos na organização.
A implementação do SSO leva mais tempo do que o esperado, pois cada ambiente de TI é diferente e os requisitos de personalização exigem etapas adicionais.
Toda a tecnologia depende dos provedores de serviços e provedores de identidade para conectar seus sistemas. Além disso, muitos padrões estão associados ao SSO, como LDAP, CAS, SAML, etc., e cada fornecedor tem uma implementação única, criando problemas de incompatibilidade. Consequentemente, dificultando a integração .
3. CASB para proteger dados em nuvem
Um agente de segurança de acesso à nuvem (CASB) auxilia principalmente na verificação de ameaças à segurança e na proteção dos seus dados na nuvem. Além disso, atua como uma fonte para a descoberta de aplicativos não autorizados pelas equipes de TI, atuando como um middleware entre a infraestrutura da sua organização e os provedores de serviços de nuvem.
Os sistemas CASB são adequados para visibilidade, mas focam principalmente em IaaS e PaaS. O CASB não oferece visibilidade completa dos aplicativos SaaS . Portanto, você pode não ter informações completas sobre a descoberta de aplicativos de Shadow TI, o que pode levar a um retrocesso na eliminação desses aplicativos.
Por exemplo, se você usa o Slack e possui 15 canais, além de 100 equipes diferentes, o CASB não fornecerá informações específicas, como quem opera esses canais. Nenhuma informação associada à licença será fornecida.
Além disso, o CASB se torna um ponto único de falha. Isso significa que, se, por algum motivo, ele falhar, não haverá rastros para descobrir os aplicativos não autorizados. A fonte para identificar os aplicativos depende inteiramente do CASB.
4. Use ferramentas de gerenciamento de ativos de TI
Os processos de gerenciamento de ativos de TI envolvem o gerenciamento de todos os ativos de TI da sua organização e se concentram principalmente em hardware, como servidores, computadores, impressoras, etc. Existem vários aplicativos de software dedicados ao gerenciamento de ativos para gerenciar seus ativos com eficiência.
Observe que as ferramentas tradicionais de ITAM se concentram principalmente em ativos de hardware e aplicativos locais. Embora ajudem a descobrir e gerenciar os ativos de hardware, a maior parte da Shadow IT reside na forma de aplicativos SaaS.
5. Gestão de Ativos de Software
O gerenciamento de ativos de software (SAM) é uma prática empresarial para gerenciar os aplicativos de software dentro da organização, com foco principal em software local. Ele gerencia as licenças tradicionais instaladas no seu computador.
No mundo de hoje, o SaaS contribui muito para a Shadow IT , pois os aplicativos SaaS facilitam a adoção de novas ferramentas para produtividade, colaboração e treinamento por equipes e funcionários.
Com as ferramentas de SAM , você poderá detectar o software local na sua organização. Observe que o foco da maioria das ferramentas de SAM está nas licenças tradicionais e não nos dados da nuvem.
6. Plataforma de Gestão SaaS – A Melhor Solução para Eliminar a TI Sombra
O surgimento da nuvem ou de tecnologias digitais disruptivas agravou ainda mais a Shadow IT. A Shadow IT inclui compras de aplicativos SaaS, nuvem e colocation da AWS, ou Rackspace.
Os aplicativos SaaS contribuem significativamente para o crescimento da Shadow IT. Quando os funcionários compram aplicativos SaaS de forma independente para aumentar a produtividade e otimizar seu trabalho, isso se deve à fácil acessibilidade dos aplicativos SaaS e às muitas opções disponíveis no mercado.
A Zluri, uma plataforma de gerenciamento de SaaS , ajuda a organização a eliminar a TI oculta com fontes adequadas de descoberta de SaaS. A visibilidade que a Zluri oferece aos líderes de TI facilita o fortalecimento de suas unidades de negócios, permite mensurar valor, determinar limites para governança centralizada e comparar custos.
Com o Zluri, não há necessidade de incomodar os usuários, ao contrário das pesquisas. Ele ajuda você a se manter atualizado sobre os aplicativos que estão sendo usados e os que estão ociosos para tomar as medidas relevantes. Nosso foco principal é em SaaS, então é melhor descobrir aplicativos SaaS.
O Zluri é econômico em comparação com outras ferramentas. Ele fornece todas as informações associadas a aplicativos SaaS, licenças, segurança, conformidade e muito mais. Possui mais de 300 aplicativos SaaS diretamente integrados e não depende de outras ferramentas para descobrir os aplicativos SaaS na organização.
A Zluri usa nove métodos de descoberta para encontrar 100% dos aplicativos SaaS com precisão em sua organização: MDMs, IDPs e SSO, integração direta com aplicativos, sistemas de gerenciamento financeiro e de despesas, CASBs, HRMS, diretórios, agentes de desktop (opcional) e extensão do navegador (opcional).
Os nove métodos de descoberta de Zluri
- Logon Único (SSO) e Provedores de Identidade (IDP): O Zluri se conecta aos seus provedores de SSO e ID, como Google Workspace, Okta, Azure Active Directory, etc. Ele rastreia os usuários do aplicativo, seus departamentos, hierarquia e tipos de aplicativos.
Você tem controle sobre a origem desses pontos de dados. Para definir a origem do departamento, dos usuários e de suas designações, acesse “Sua Organização” em “Configurações”.
Ele coleta diferentes tipos de dados, começando com informações de diretório que fornecem informações sobre os usuários. Uma lista de aplicativos autorizados via SSO. Eventos de login, como tentativas de login do usuário, o número de vezes que acessaram os aplicativos e se foram bem-sucedidos.
Por último, mas não menos importante, estão os dados compartilhados com aplicativos de terceiros. A última coisa que coletamos do seu SSO são as informações solicitadas pelos aplicativos para autenticação. Por exemplo, nome, e-mail ou outros detalhes.
- Sistemas de Gestão Financeira e de Despesas: O Zluri obtém os aplicativos perdidos nos níveis de SSO e IDP por meio deste método de descoberta. Para coletar mais aplicativos, conectamo-nos aos seus sistemas de gestão financeira e de despesas, como QuickBooks, NetSuite, Zoho Books, etc.
Ele encontra os aplicativos adquiridos pelos funcionários com o cartão corporativo ou pessoal. Além disso, coleta os detalhes da transação, como o valor gasto em aplicativos e a data da despesa.
A ideia básica por trás da coleta dos dados e do valor da transação é encontrar os aplicativos mapeados com as transações. - Integração direta com aplicativos: a Zluri pode obter informações diretamente de aplicativos, conectando-se diretamente a mais de 300 aplicativos SaaS para obter insights de uso em nível de aplicativo. Cada integração com aplicativos leva 2 minutos para ser concluída e é uma configuração única durante o processo de integração. A conexão ocorre no nível de administrador.
Podemos oferecer níveis de acesso a dados, níveis de licença e registros de acesso e auditoria com integração direta.
O nível de acesso fornece uma compreensão de quais usuários têm acesso ao aplicativo SaaS e seus níveis de permissão, como usuário ou administrador. O nível de licença ajudará você a obter visibilidade dos planos de licença de cada usuário, como plano, preço e recursos disponíveis no nível. Os registros de acesso e auditoria ajudarão você a entender as alterações feitas para saber o uso do aplicativo. - Agentes de Desktop (Opcional): Um agente de desktop é um método opcional de descoberta de SaaS que ajuda a monitorar insights fundamentais, como informações do dispositivo, aplicativos instalados e tempo gasto em cada aplicativo.
Com os agentes de desktop, coletamos o número de aplicativos instalados em um dispositivo, informações no nível do dispositivo, como ID do produto, informações de hardware, etc., detalhes de login e logout de aplicativos e todos os aplicativos em execução em segundo plano.
Embora seja opcional para os usuários e não obrigatório para o Zluri executar suas tarefas principais, ainda nos concentramos nos métodos anteriores para obter a melhor visibilidade possível do seu cenário de SaaS. - Extensões do Navegador (Opcional): As extensões do navegador são executadas localmente na organização para ler as atividades do navegador e relatá-las ao servidor da Zluri para análise. Você pode encontrar aplicativos SaaS em extensões para Chrome, Firefox, Microsoft Edge e Safari.
As extensões do navegador são opcionais; não as utilizamos para ler os cookies ou o histórico do navegador. Nosso foco é coletar dados sobre os sites visitados pelos usuários, como URL, título, data e hora de abertura/fechamento da guia, etc.
Com o Zluri, você obtém visibilidade em tempo real de todos os aplicativos SaaS da organização. Ele oferece métodos de descoberta de SaaS 100% precisos que ajudarão a eliminar a TI oculta e permitirão que você mantenha a conformidade e os dados protegidos.
Agora, os diretores de TI podem trabalhar de forma colaborativa com outros departamentos e agregar valor aos negócios com a descoberta automatizada de dados de aplicativos SaaS.
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