Dicas simples para reuniões mais felizes e produtivas

Se você acha que a maior parte do seu tempo é ocupado por reuniões, você não está sozinho. De acordo com o especialista em reuniões Joseph Allen, Ph.D., os gerentes passaram 75% do seu dia de trabalho pré-pandemia se preparando, organizando e participando de reuniões, mas, ainda assim, mais da metade das reuniões são classificadas como ruins.

Quando são objetivas, planejadas e bem administradas, as reuniões podem ser uma ferramenta poderosa, mas muitas vezes são vistas como improdutivas ou desnecessárias. Então, por que continuamos tendo reuniões ruins? E como podemos melhorá-las?

Allen juntou-se a Nicole Baer e Philippe Depallens da Logitech para responder a essas perguntas e muito mais no Zoomtopia 2020. Assista à sessão “Dicas sobre como conduzir reuniões produtivas” ou baixe nossa lista prática de verificação para melhorar a cultura de reunião da sua organização.

Preparação pré-reunião

Pergunte-se: “Esta reunião é necessária?”

Responda a este rápido conjunto de perguntas para avaliar se você precisa mesmo fazer uma reunião:

• A reunião possui um propósito/objetivo claro?
• A colaboração e a discussão aberta são essenciais para atingir meus objetivos?
• Preciso discutir informações complexas ou confidenciais?

Se a resposta for “sim”, uma reunião é provavelmente o melhor formato para o seu propósito, mas, se a resposta for “não”, considere se não seria melhor enviar um e-mail ou uma mensagem instantânea ou fazer uma ligação rápida.

Reduza sua lista de participantes

Todos em sua lista de convidados desempenham um papel ativo em alcançar o objetivo da sua reunião? Se o objetivo for colaboração, tente se limitar a cinco a sete pessoas. Do contrário, você acabará com muitas pessoas na chamada, mas com apenas algumas delas contribuindo.

Crie e divulgue um cronograma

Os cronogramas ajudam a manter a conversa dentro do tópico e tornam as reuniões mais produtivas. Prepare seu cronograma com antecedência e o envie a todos os participantes para que possam formular suas ideias e se familiarizar com o tópico.

Faça com que as reuniões tenham a duração certa

Tente manter as reuniões com menos de 45 minutos e evite agendar reuniões consecutivas para dar às pessoas tempo para se recuperarem. Se você precisar estender a reunião por mais de uma hora (por exemplo, em uma sessão de planejamento), considere pequenos intervalos para que as pessoas possam relaxar e recarregar as baterias.

Concentre-se

Quando o lembrete da reunião aparecer, pare a tarefa atual e reserve alguns minutos para preparar sua mente para se concentrar na reunião que está por vir. Beba um copo d’água, medite, ouça música, dê uma volta ou faça alguma coisa que lhe dê energia e permita que você participe sem distrações.

Dicas de reunião

Comece com assuntos descontraídos

Investir algum tempo para gerar uma conexão pessoal geralmente resulta em uma reunião mais eficaz. Defina o tom certo e fale sobre o fim de semana ou pergunte como as pessoas estão antes de começar a falar do trabalho.

Seja um facilitador ativo

Dê às pessoas um motivo para ligarem suas câmeras engajando uma conversa ativa em que todos tenham a chance de falar. Incentive a participação das pessoas chamando-as pelo nome. Alternar as visualizações com frequência, indo do compartilhamento de tela à exibição da galeria e aos destaques, também pode ajudar a manter a atenção dos participantes.

Seja um participante engajado

Evite fazer várias tarefas ao mesmo tempo ou navegar em várias abas para permanecer o mais engajado e envolvido possível. Mostre aos apresentadores que você está ouvindo usando as reações da reunião. Se você não quiser interromper, compartilhe comentários no chat da reunião.

Siga o cronograma

Quando a conversa começar a sair do foco, faça uso da comunicação procedimental para se concentrar novamente no objetivo em questão. Sugira o agendamento de discussões não relacionadas e o acompanhamento off-line para manter a reunião dentro do tópico.

Concentre-se na inclusão

Mulheres e minorias étnicas tendem a experimentar viéses inconscientes no local de trabalho, e as reuniões virtuais podem aumentar essas desigualdades. Esteja atento a quem está falando e quem está ouvindo, e se esforce para envolver todas as vozes igualmente.

Acompanhamento pós-reunião

Envie destaques e itens de ação

Aproveite as gravações de reuniões, transcrições e aplicativos de anotações para enviar destaques a todas as partes interessadas. Dessa forma, todos podem se manter informados sem passar o dia inteiro em reuniões.

Forneça oportunidades adicionais de contribuição

Ao enviar as notas ou gravações, peça feedback ou contribuições adicionais. Isso cria um ambiente mais inclusivo para aqueles que não se sentem tão confortáveis para falar na reunião ou não estavam presentes.

Avalie e cancele reuniões desnecessárias

Avalie as reuniões, especialmente as permanentes, após cada ocorrência para se certificar de que elas ainda estão atendendo ao propósito pretendido. Caso não estejam, torne-as mais curtas, menos frequentes ou cancele-as completamente.

Confira a matéria original no Blog da Zoom