Os eventos virtuais e híbridos estão aqui para ficar – comece o planejamento com nosso guia definitivo

Os planejadores de eventos tiveram que aprender rapidamente como fazer a transição de experiências presenciais para virtuais em 2020. Mas o que podemos esperar para a indústria de eventos em 2021 e além? Com restrições a viagens e grandes reuniões, muitos organizadores estão aderindo a um formato virtual ou híbrido por enquanto ou planejando incorporar componentes virtuais no futuro.

A boa notícia: os planejadores de eventos têm mais recursos desta vez para ajudá-los a criar uma experiência digital incrível que rivaliza com uma experiência pessoal. Com planejamento, preparação e uma boa dose de criatividade, você pode criar uma experiência que vai além dos limites do que qualquer um de nós imaginava que seriam os eventos virtuais um ou dois anos atrás.

Um guia para planejadores de eventos virtuais

Reunimos um guia definitivo para planejamento e hospedagem de eventos virtuais no Zoom que cobre tudo o que você precisa saber para hospedar eventos online significativos e de sucesso. Encontre alguns destaques abaixo e acesse o guia completo para listas de verificação úteis, instruções passo a passo e muito mais!

As soluções certas tornam o trabalho mais fácil

Você deve hospedar seu evento no Zoom Meetings ou Zoom Video Webinars? A resposta depende de vários fatores – o tamanho do seu público, o nível de interação que você deseja e quão bem você conhece os participantes. Nosso guia detalha os melhores casos de uso para cada solução e fornece dicas úteis para escolher o melhor para o seu evento. Além disso, compartilhamos algumas integrações de aplicativos favoritos para ajudá-lo a realizar seu evento com mais eficiência.

Crie uma experiência virtual envolvente

Projete seu evento com oportunidades para interagir e reduzir a evasão de participantes. Aqui estão algumas dicas do nosso guia:

• Planeje uma agenda resumida que cative seu público do início ao fim.
• Certifique-se de que as sessões sejam mais do que apenas para visualização – faça pesquisas com seu público, responda a perguntas ao vivo e use salas de sessão de grupo ou bate-papo.
• Envie brindes do evento ao público, um cartão-presente de entrega de comida ou outros itens divertidos que eles possam desfrutar pessoalmente.

Use nossas listas de verificação para planejar e preparar

Muito se passa no planejamento de um evento virtual integrado, desde a coordenação do conteúdo até a ativação das configurações corretas para o seu webinar. Temos listas de verificação para suas equipes de produção, técnica e apresentação para garantir que todos saibam o que precisam fazer antes do grande dia.

Divulgue

Configure um site de evento ou página inicial que tenha tudo o que o seu público precisa saber – data, hora, informações do palestrante, detalhes da sessão, informações de registro e respostas às perguntas mais frequentes. Em seguida, divulgue seu evento por e-mail, artigos de blog, mídia social e divulgação na mídia. Não se esqueça de pedir a seus parceiros, patrocinadores e palestrantes para compartilhar com suas redes também.

Você está pronto para o show?

Agende um horário para seus palestrantes e equipe de produção analisarem nossa lista de verificação de simulação e resolverem quaisquer problemas técnicos ou de conteúdo com antecedência.

Quando estiver pronto para a transmissão ao vivo, tenha nosso guia de eventos à mão para saber quais itens de última hora precisam ser resolvidos. Teste microfones e câmeras, abra a sessão mais cedo para que os participantes possam entrar e verifique as configurações de gravação e transmissão ao vivo para ter certeza de que estão funcionando corretamente.

O que fazer depois do seu evento

As ações que você realiza após o evento são quase tão importantes quanto o próprio evento. Capture feedback com uma pesquisa de evento, analise relatórios, disponibilize conteúdo gravado e acompanhe leads de marketing. Você também deve se sentar com sua equipe para fazer um balanço, avaliar suas metas de eventos e fazer planos para melhorias.

Encontre informações detalhadas sobre cada uma das seções acima em nosso guia , incluindo como usar alguns de nossos recursos de eventos mais populares, como Enquetes , Salas Simultâneas e live streaming .

Fonte: Blog da Zoom